Importar alumnos con el editor de alumnos online

Judit -

Este tutorial explica como usar el editor de alumnos online para crear las fichas de alumnos e importarlos a la app.

NOTA: Los pantallazos son de la versión iOS, pero el proceso es exactamente el mismo en Android.

La importación de alumnos en Additio App es muy sencilla. Basta con editar los alumnos a través de nuestro editor de alumnos online e introducir los datos de los alumnos o bien copiarlos con un simple copy&paste (copiar y pegar) de un fichero de Excel y luego mandarlos a la aplicación. A continuación detallamos los pasos uno por uno:

1. Abrir el editor online de alumnos de Additio: El editor tiene el aspecto de una hoja de cálculo de Excel o Numbers, con múltiples filas y columnas. Hay una columna por cada campo de datos de la ficha de alumno, mientras que las filas están pensadas para que se introduzca un alumno en cada una de ellas y en la primera hay datos de ejemplo de un alumno. Dado que hay bastantes campos con posibilidad de ser introducidos se pueden ver los que quedan más a la derecha simplemente haciendo uso del scroll horizontal.

Debajo del editor se pueden ver algunos “trucos” o instrucciones de uso dónde se explica que existe un menú contextual que se despliega con el click del botón derecho.

2. Edición de los alumnos: Puedes ir creando filas nuevas para cada uno de tus alumnos o copiar los datos directamente desde una hoja de cálculo de Excel que tengas en tu ordenador. Simplemente con la opción Copiar (Ctrl+C) y Pegar (Ctrl+V) se pueden ir moviendo los datos desde el documento de Excel hacia el editor. Con doble click se puede editar el contenido de cada campo y poco a poco ir creando el listado de alumnos.

Es muy importante tener en cuenta que los campos nombre y apellidos son obligatorios y si no están en la tablet no se importará esta fila en la aplicación.

3. Mandar el fichero al dispositivo: Una vez rellanados los datos de la tabla, el siguiente paso es enviarla para seguir con su importación. Por ello debes usar el botón Enviar por e-mail, disponible en la parte superior derecha del editor. Al usar esta opción la aplicación te pide una dirección de e-mail para mandar automáticamente el fichero con los datos que se muestran en este momento en pantalla. Es muy importante introducir una dirección de e-mail que se tenga configurada en la tablet/smartphone, de este modo se podrá seguir los siguientes pasos sin problemas. Un mensaje de confirmación aparecerá cuando el correo haya sido enviado… es el momento de ir al dispositivo y abrir la aplicación de correo electrónico.

NOTA: En ningún caso Additio almacena las direcciones de e-mail de los usuarios, simplemente se usa para mandar el fichero al dispositivo.

4. Importar el archivo en Additio App: Una vez recibido el e-mail con el fichero adjunto en el dispositivo, el siguiente paso es realizar la importación dentro de la aplicación. En el caso que tengas un iPad debes usar la opción Copiar en Additio que te aparece al pulsar sobre el icono del cuadrado con la flecha. 

Al seleccionar esta opción se abrirá la aplicación, de modo que deberás escoger el grupo al que deseas importar el listado de alumnos y también elegir si se desea Vincular alumnos que coincidan por nombre y apellidos o Identificador *. Al seleccionar un grupo se hará la importación de los alumnos del fichero al grupo seleccionado y se mostrará un mensaje de confirmación al finalizar.

Si tienes una tablet Android, el proceso es muy similar. Pulsa corto sobre el archivo y verás que automáticamente se abrirá Additio App para que escojas el grupo al que deseas importar el listado.

* Los campos de selección (checkboxes) de vincular permiten indicar si deseas que la aplicación vincule los alumnos del fichero con alumnos ya existentes en la aplicación que coincidan en nombre o identificador. Es decir, si por ejemplo ya tenemos un alumno llamado Juan López en el grupo de Biología y realizamos la importación de un fichero Excel con un alumno que se llama exactamente igual al grupo de Matemáticas y tenemos marcado el checkbox, no se creará el alumno de nuevo, si no que se vinculará el alumno Juan López que ya existente en la aplicación al grupo de Matemáticas y desde este momento dicho alumno estará presente en ambos grupos.

NOTA: La importación descartará las filas que no tengan datos a los campos nombre y apellidos, ya que son campos obligatorios en la aplicación

NOTA: Algunos programas de correo no ofrecen la posibilidad de abrir este tipo de archivos, es por este motivo que recomendamos que uses la aplicación oficial de Gmail.

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